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吉山勇樹の名言71件

段取り力とは単なる効率化ではなく、生産性をあげる原動力ともいえます。自分と周囲とを視野に入れ、全体的なパフォーマンスの向上を目指すことが、理想的な段取り力の活用法といえるでしょう。
最短で仕上げるという意識を持つこと、各々のタスクに必ずデッドラインを設定し、それまでに終えるよう心がけること。それが段取り力の何よりも大切な前提です。
上司からの指示を何も考えずに実行に移していませんか?「この会議は出た方がいい」と言われ、実際に出てみると自分は特に必要がなかったという経験はないでしょうか。そんなときは、指示通りに動く前に、その会議の趣旨を確認しましょう。本当に出席が必要か、議事録を受け取って確認すれば十分ではないか、と考えて判断することが大切です。
仕事の集中タイムをつくることをお勧めします。「これから1時間はこの作業をするから、質問や相談はその後で。電話も繋がないでください」と周りに頼んでおけば、心おきなく大事な仕事に没頭できます。
週の終わりに手帳を開いて一週間の仕事を振り返りましょう。フォローできていない顧客はいないか、提出した資料はどうなったか、などとひとつひとつチェックすることで、仕事の精度・完成度が高まります。終わった仕事を振り返るというのは手間だと思う人も多いかもしれませんが、この人手間をかけることで、時間のロスを見つけるのにも役立ちます。それが、将来的な時間短縮にもつながります。
周囲の協力を上手に得るのも大事な段取り力です。多すぎる仕事は周囲と分担。未知の分野は先輩に聞く。取引先のキーパーソンについては前任者に教えてもらう。このように、上手に頼みごとをして、負荷を減らしましょう。それには、頼む相手の得意分野を把握しておくことが大切です。日ごろから観察して、それぞれの長所を見つけ出しておきましょう。
上司の人柄を知るキーポイントはふたつあります。
仕事の振り方
上司がどんなときに機嫌がいいか、悪いかという法則を見つけるのも効果的です。「納期前はイライラ」「会議が終わると上機嫌」などのパターンがわかれば、それに合わせて動くことができます。機嫌のよいときに話しかけたり、仕事を突然押し付けてきそうなタイミングを見計らったりといった対策がとれます。先読みのテクニックの磨きどころです。
アイデアを出さなくてはいけないとき、ただ考えるだけでは良い案は浮かびません。頭の中のものをとにかく書きだしてみましょう。自由に、ランダムに書きだしていくのがコツです。それを客観的に見ることで、次第に頭の中が整理されます。優先順位が把握でき、新たな発想も湧いてきます。
段取りが上手い人と下手な人の違いは、ゴールの設定ができているか否かにあります。仕事の進め方として、よく「PDCA(計画→実行→進捗→確認→評価)」という表現が使われますが、段取り良く進めるには「PLAN」の前に「ゴール設定」という段階を置くこと、つまり「GPDCA」の習慣をつけることが不可欠なのです。
ゴールは、「目的・目標」という言葉でも言い換えられます。目的とは「何のためにやるのか」、目標は「どうなれば成功と言えるか」を意味します。段取りとは、この2つを明確にして、そこに向けた最短経路をたどるプロセスと言えます。
目標はしばしば目的と混同されていたり、メンバー間で共通理解が得られていなかったり、という傾向が見られます。たとえば会議を行なう場合、目的は「アイデアを出すため」ということで共有できていても、何をもって成功とするかについては各人の見解にズレがある、ということも起こり得ます。「アイデアが何個出れば良いか」など、基準を定めておくことが必要です。
緊急中毒の状態を抜け出すのに有効なのは、「緊急度は低くても重要な事項」の優先度を上げることです。たとえば、「クレーム電話に対応する」という緊急かつ重要なタスクに追われているとします。この場合、クレーム対応を速くするよりも、前提として「クレームの量を減らすにはどうするか」に着目したほうがよいでしょう。実際に私がコンサルティングをした企業でも、この切り替えによって、流通システムの一部を改善することでクレームを減らすことができた例があります。
「そもそも、段取りをする暇がない」という人もいるでしょう。しかしそこは発想の転換が必要。段取りをする暇がないほど忙しいのではなく、段取りをしないからこそ、忙しくなっているのです。
一日の初めに10分、その日の作業の洗い出しをする習慣をつけましょう。これは言わば「投資」のようなものです。しかもその効果は非常に大きく、その10分をかけることによって2時間の残業を防げる、ということも珍しくありません。段取りとは「ハイリターンな投資である」この発想を持って、ぜひ快適でスピーディな仕事の進め方を身につけてください。
仕事の優先順位がつけられない人は、そもそも「優先順位をつけるために使う時間がもったいない」と考えているようです。しかし、優先順位をつける時間は「投資」です。優先順位について考える時間を毎朝10分間取るようにしたら、残業が1時間減った、というケースはいくらでもあります。投資対効果で言えば、元を取る以上のリターンを得られるのです。
まずは優先順位をつけるための時間を確保してください。TODOリストの作成なら毎日の習慣にしている人が多いでしょうから、TODO管理をするときに優先順位づけもセットで行なうのが効率的です。
仕事の重要度を判断するときは、できるだけ客観的な判断基準を設けること。「社外に関係する仕事は重要度が高く、社内で完結する仕事は低い」「コンプライアンスに関わるものは重要度が高く、そうでないものは低い」などが例です。数字で表わせる基準を使って、「売上げが一千万円以上の案件は重要度が高く、一千万円未満は低い」というように、より明確な設定もできます。
タスクをパソコン上で共有してもいいのですが、起動やログインに時間がかかるので、その場で誰もがパッと見られるアナログな紙やホワイトボードが、実は使い勝手が良いのです。仕事の状況は日々変化するので、優先順位も常に変動します。付箋なら、変更や追加、削除も簡単です。
「TODO管理+優先順位づけ」をセットで習慣化すべきです。さらに管理職やリーダーなら、それをチームの習慣として「仕組み化」してください。「毎朝10分間、このホワイトボードを見ながら全員で優先順位を共有する」などと決めて実践すれば、チーム全体として仕事を溜め込むことがなくなります。マネジメントもしやすくなるはずです。
語呂合わせで報・連・相と覚えていますが、むしろ、相談・連絡・報告を実践すると仕事効率がアップします。セオリー通り、報告から入っても、ある程度進められてから「○○でした(いい話ではない)」と上司に言えば、時間をたっぷりかけていても成果は見込めないと判断され、プランは立ち消えといった残念な結果になることも。そんな徒労を防ぐにも、まずは早めに相談することが大切なのです。
人と自分の考えは少なくとも二割は違うと考えるべきです。
完璧主義というのは場合によっては時間泥棒になってしまいます。
人を動かしたり、人の力を借りたりするほうがずっと早く仕事が完了します。私の顧客で有能な人に共通しているのは、周囲を上手に巻き込んでいること。自分の弱さを見せて、相手の懐に入り込む人たらし的な魅力があります。
近くの特定分野に詳しい人との関係、言ってみれば、人材のポートフォリオを充実させることで、他人のノウハウや脳みそを活用できるのです。自分のナレッジ(知識)をより広くより深くレバレッジ(拡張)できるとも考えられます。そうやって周囲の人の力を活用し、全体のパフォーマンスを当初の10倍以上にするようにコントロールするのが自分の役割です。
トップランナーたちは多忙ですが、実はOFFの時間がとても充実しています。共通点はとにかくお楽しみをたくさんつくっているということ。仕事終わりや週末、長期休暇に、デートや釣り、ライブ、ショッピング、旅行、マッサージと、「この仕事を終えたら……」というイベントをスケジュールの先に組み込み、それを実現するために仕事のサイクルを早め早めに回していくのです。
30分以内というコンパクトな時間でできる仕事が多いにもかかわらず、大雑把に記入するタイプの手帳だと、どうしても管理が甘くなりがちです。時間の価値を可視化するには細かい時間軸で区切ってある手帳のほうがいい。そのほうが、スキマ時間も発見しやすいです。
上司のいうことが昨日と違っていたら、「ちゃんと変化が起こっているのだから、うちの会社は健全なのだな」と受け止めるべきです。上に何も意見するなといっているわけではありません。変化を受容したうえで、「では、どうすればいいか」を上へ提案すべきなのです。
どんな会社でも、現場と上層部の意見は衝突するものです。むしろ、互いの意見をぶつけ合い、混沌とした状態を積極的につくり出すべきだと私は考えています。外資系企業では、社内で意図的に衝突を起こし、そこから生まれる化学反応によって会社の競争力を高める「コンフリクト(葛藤・紛争)・マネジメント」という手法があるほどです。
会社と意見が衝突して落としどころを見つけるときに大切なのは「一人ですべてをやろうとしないこと」です。あなたが会社と異なる意見をもったときは、現場レベルで、同じ考えをもった人がほかにもいるはずです。その人たちと意見や感情を共有したうえで、どんな折衷案を提案すべきかを考える。そして、その案を直接自分が上にぶつけるのではなく、社内の調整役を介して上に通してもらうといいでしょう。どんな会社にも上と下のハブになる立ち位置にいる人がいるはずです。その人の力を借りるわけです。
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