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河野英太郎の名言38件

管理職が仕事の時間を短縮するには、任せられる仕事はすべて部下に任せること。これに尽きます。
私の場合、基本的にすべての仕事を部下に任せることにして、どうしても自分でやらなければならない仕事だけを自分でするようにしています。
部下に任せるとかえって時間がかかると言う人がいますが、それは当然のことです。でも、自分がやったほうが早いからと、いつまでも部下に仕事を任せることができない状況が続けば、どんどん自分の時間がなくなり、仕事が終わらなくなってしまいます。すると、日々の業務をこなすだけで精一杯となり、本来、管理職がやるべき仕事があと回しになります。結果、部署や会社の成長が鈍化してしまいます。
はじめは時間がかかるかもしれませんが、部下に仕事を任せて、部下に仕事を早く覚えてもらうようにすることが、管理職にとっては重要なのです。
部下に仕事を任せるためには、自分がイメージしていたものと100%同じアウトプットが出なければならないという考えは捨てなければなりません。他人に仕事を頼めば、そのアウトプットに自分が思いもつかなかった要素が入ってくるのは当たり前です。方向性さえ間違っていなければ、細かい点が気に入らないからといって、自分色に染め直すのはよくありません。部下の個性を尊重し、自分にはない良い部分は活かしてあげましょう。
部下に効率よく仕事をしてもらうにはどうしたらいいのか。それは、「仕事の目的」「できあがりのイメージ」「到達するゴール」の三点を的確に伝えることです。この三点さえ押さえておけば、部下のアウトプットが自分のイメージから大きくズレることはありません。
部下に仕事を任せたあと、完成するまで放っておいてはいけません。途中経過の状況をチェックするポイントを設けるようにしましょう。
仕事が遅い部下であれば、チェックする回数を多くしてフォローを手厚くする。ある程度、仕事に慣れた部下であればチェック回数を減らす。仕事の難易度や部下の力量に合わせて、確認する回数を変えるのです。これをすれば、「期日に間に合わない」「できあがったものが基準に満たない」といったことにならずに済みます。
仕事の途中経過を確認しているにもかかわらず、部下の仕事がはかどらない場合は、仕事の目的がきちんと伝わっていない可能性があります。なぜ、その仕事をしなければならないのか。全体のプロジェクトの中で、どんな役割を担っているのか。このところを理解してもらっていないと、部下は腑に落ちないまま仕事をやらされていることになり、重要ではない仕事に時間をかけてしまったりするので気をつけましょう。
部下に仕事を任せるためには密なコミュニケーションが必要です。コミュニケーションのとり方にも、私なりのルールがあります。基本は対面で話す。遠く離れていてどうしても会えない場合には電話で話す。時間が合わず電話ができない場合には、最終手段としてメールを送る。この優先順位を守っています。
メールには、一斉同報ができること、資料として残せること、時間が拘束されないなどのメリットがあります。しかしこれらの利点を活かす必要がないときは、直接、対面で話すべきです。
メールはタイトルで用件がわかるようにすること。「ご相談」や「ご連絡」はダメです。開封する優先順位がわかりませんから。また、本文は長く書かずに、せいぜい2~3行にとどめること。結論から先に書き、そのあと、用件を簡潔に書く。メール処理で忙殺されて時間がない人は、自分や部下のメールを見直し、できるだけシンプルにするとよいでしょう。
私は、同僚にはあまり気を這わずに予定を入れてしまいます。みんなにおうかがいを立てていたら収拾がつかなくなってしまいますから。誰かが先に決めてあげることが大事だと思います。それに、どうしても出なければならない会議以外は、忙しければ、「遅れてしまうので先に進めておいてください」とひと言もらっておけば問題ないことが多いのです。
考え事をする時間などは、移動時間やお風呂に入っている時間など、どんなときでもいいと思います。
どうしても集中してやりたい作業がある場合には、パソコンもスマートフォンもオフラインにしてしまいます。1時間なら1時間と決めてオフラインにすれば、集中してひとつの作業に没頭できるでしょう。
部下に仕事を頼む際は、対面の手間を惜しんではいけません。部下の表情や仕草を見ながら話をすることで、部下の状況がよくわかり、「疲れていそうだからこまめにフォローしたほうがよさそうだな」「仕事の目的をまだ理解していないみたいだから、この部分をもう一度、強調して説明しておいたほうがよい」といった判断ができるからです。
コミュニケーションでよくやってしまうのは、前置きや本題に関係のない雑談が長くなってしまうこと。相手も忙しいのですから、まず何よりも先に結論を言うことが大事です。たとえば、「あの件はダメになった」とか「A社に採用が決まったぞ」といったことから話し始めるのです。そのあとで、なぜそうなったのかの経緯を話せばいい。
上司に対して報告をするときには、ついつい結論はあと回しにして、言い訳じみた話を長くしてしまいがちです。自分がそうならないようにすることはもちろんのことですし、もし部下がそういう話し方をしたら、どこかで会話を遮り、「まず、結論を教えてもらっていい?」とカットインしましょう。
仕事を任せた部下がスピーディーに仕事ができるようにするには、上司が忙しそうにしないことも重要です。部下が上司に話しかけるのには勇気がいるもの。それなのに、上司が忙しそうにしていたらどうでしょう? 「話しかけにくいな」「またあとにしよう」と思ってしまいます。こうしたことでどんどん仕事が遅くなり、進まなくなってしまうのです。ですから、上司は暇そうなほどいい。本当は忙しくてテンパっていても、部下が話しかけやすいよう、余裕の表情でいること。
話しかけやすい上司には部下の報告回数が増え、いろいろな情報が集まるので、先手を打って対処がしやすくなり、仕事が早く終わるようになる。
部下の仕事が早く進むことは、上司にとってメリットのあることです。報連相の必要があるときは、相手に気を遣いすぎないほうが良いでしょう。「あとにして」と言われても、「1分でいいですから」と食い下がる。電車や飛行機に乗り遅れそうならともかく、そうでないときに一分も割けないほど忙しい人なんて、この世にはいません。このことは、上司だけではなく、取引先に対しても言えます。変に遠慮しすぎることはマイナスでしかないと肝に銘じてください。そして迷惑にならないようにコンパクトに話すことを心がけましょう。
報連相は、できるだけ対面で行なうことも大切です。最近は何でもメールで済ます人が多いようですが、メールだと、相手の表情や置かれた状況などの情報がわからないので、相手の本心を理解しにくいところがあります。その結果、誤解を招き、トラブルになることも少なくありません。また、時間を節約する意味でも、メールより、直接会うか電話をしたほうが、早く答えがもらえます。相手と直接話すことを避けていては、損をすることばかりです。
報連相をするときは、結論から話すこと。結論だけ聞けば判断できることはたくさんあります。それなのに、余計な背景まで聞かされるのは、相手にとって時間のムダでしかありません。悪い報告だと、まわりくどい言い訳から話しがちですが、余計に怒らせるだけです。
小さな認識の違いで、話が噛み合わなくなることはよくあります。大手企業に勤める人や同じ会社に長く勤めている人は、一般的には通じない専門用語を誰かれかまわず使いがちなので、とくに気をつけましょう。
できれば相手が使っている単語を使って話すことをお勧めします。同じ単語を使って話す人に、人は親しみを感じるもの。心の距離が縮まり、報連相がしやすくなるはずです。
日本語の文法の構造上、話を最後の最後まで聞かないと、否定しているか肯定しているかがわかりません。「……だと思う」のか「……ではないと思う」のか。話の方向性は180度違います。だから、途中で部下の話に「あ、その件はね……」などと口を挟むと、相手の意図と反した理解をしてしまう危険性があります。相手との距離が近いケースほど、ふだんから一を聞いて十を知る、といった会話のリズムができていて、つい口を挟んでしまいがちです。
自信があるように振る舞うことは大切です。「効く」と聞かされて薬を飲んだ場合と、薬と知らないで飲んだ場合の患者さんの違いに関する実験はよく知られていますが、ビジネスでも最初に「自信がある」と暗示をかければ、私の経験上も相手からポジティブな反応が返ってくることが多いです。
部下であれ、顧客・上司であれ、自分の考えや思いを伝えたくて話をしています。これから話の核心というところで、話をかぶせられたり、遮られたりすると、非常に腹立たしくなります。そうなると、うまくいく話や商談も、感情のもつれによって、誤解を呼んだりご破算になったりすることが少なくありません。
マネジメント層がしばしば感じるのは、上司の質問にきちんと答えない部下が多いということ。上司が、「顧客との面会のアポは取れた?」と聞いたとき、求める答えは、イエスかノーです。でも、アポが取れていない部下は、後ろめたい気持ちがあるからなのか、最初にアポが取れていない背景や言い訳のようなことを話したがる傾向かあります。これだと、上司のフラストレーションはたまります。結論を先に、その後に説明や対策を述べるべきでしょう。同じように上司が「いつ?」と聞いたら時期を、「どこで?」と聞いたら場所を、まず答えるべきです。
相手の感情を逆撫でせずに話の腰を折るにはコツがあります。まず、一人で話させないこと。ただ聞くだけではいけません。オウム返しや言い換えで「なるほど、○○なんですね」と言って、割り込みます。それから、相手の話を整理して締めの一言を添える方法もあります。これは「△△が□□ということなんですね。さて(ちなみに)、その件なんですが……」と話を平行移動させてこちら側に引き寄せるやりかたです。
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