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佐々木正悟の名言53件

ひとつのタスクにかける時間は、最初は短く予定してください。私は7分くらいが良いと思っています。足りなければ延長して続けて、実際にかかった時間を記録シートにメモします。すると、「自分はこのタスクをするのに○分かかるのだ」というログが残りますから、翌日以降の仕事にそれを反映させます。こうして修正を繰り返すうちに、適切な時間がわかってきます。最初から長い時間を割かない理由は、時間が余ってしまう可能性があるからです。時間が余ってしまうと、実際に必要だった時間がわかりません。また、ダラダラと仕事をしてしまい、時間の使い方を記録する意味が薄れてしまいます。短時間だと必ず使い切りますから、超過した時間を測ることで、本当に必要な時間が記録できます。
段取りをするということは、あるプロジェクトのゴールに至るまでに必要なタスクを、カレンダーの上に順序良く並べるということです。プロジェクトのゴールがわかっていれば、必要なタスク自体はわかるはずです。
段取りがうまくなるためには、「このタスクには、これだけの時間がかかった」という記録(ログ)を取ることから始めなければなりません。当初の予定が失敗しても、その失敗を記録することこそが段取りの極意なのです。
仕事中に、「資料作成のついでにネット検索していたら、つい他の情報に目がいってしまって、集中できなくなる」という場合は、オフラインにしてネットをシャットアウトするのがもっとも有効な手段です。それでは必要な情報にアクセスできないと思うかもしれませんが、必要な情報は予め、オフラインで閲覧できるように、「Evernote」や「Pocket」などのツールを使って事前に保存しておくのです。つまり、情報を得て整理する時間と、それを使って作業する時間を分けて考えることが重要になります。
業務終了時には受信フォルダにメールのない状態、つまりインボックス・ゼロにすることを目指しましょう。
ストレスがなにもなければいいかというと、決してそうではありません。パフォーマンスが最も高くなるのは、ほどよい緊張感があるとき。これはヤーキーズ=ドッドソンの法則といって生理心理学の基本法則として知られています。
心にゆとりがありすぎてやる気が起きない場合は、目標ではなく見通しを立てること。「いつまでにやろう」では脳は反応しませんが、「一週間前からやらないと間に合わない」となれば、おのずと不安や緊張が頭をもたげるはずです。それでもやる気にならなければ、とにかく手をつけてみる。タイトルを打ち込むだけ、資料を読むだけでもいい。やっているうちに気分がのり、見通しもより明確になるため、ほどよい緊張感を保つことができるのです。
一日にいくつもやることが重なって慌てているときには、優先順位の低い、取り組みやすいものから手をつける。仕事が片付けば気持ちに余裕が生まれて、ほどよい緊張感で最も重要な仕事に取り組めます。ただ、提出期限に間に合わないなどの理由でテンパっているなら、期限を延ばしてもらうしか不安や緊張を取り除く方法ありません。
僕の場合、原稿が遅れそうなときは、テンプレートの文章を先方にメールします。文章を考えるために、余計なエネルギーを使わずに済みます。
予定を立てるときには、「こうしたい」という希望ではなく、現実に可能な行動に基づくことが大切です。実態の通りであれば、計画倒れになることはありません。項目をすべて動詞で書いてあるのも、実際の行動に基づいているため。また、名詞より動詞で書いたほうが行動に移しやすいという理由もあります。TODOリストについても、私は動詞で書くよう勧めています。
日頃から作業にかかった時間を記録して、それを目安に仕事を入れれば誤差が出にくい。許容量を超えそうなら、断る勇気も必要。私の場合、無理な依頼はスルーすることにしています。
それまでの自分の生活に新たな時間を組み込むのは、習慣の破壊になります。それが楽しくなければ、元に戻そうという力が強く働いて三日坊主で終わることも。大切なのは、自分がやりたいことをやることです。
物事を先送りしてしまうことと、意志の強さや意欲の高さは、じつはあまり関係ありません。「物事にすぐ取り組む人=意志や意欲が高い人」ではないのです。むしろ、意志や意欲に頼って物事に取り組もうとするから、先送りが起こりがちだともいえるのです。
人は、いつも高い意志や意欲を保ち続けることができるものではありません。やる気が高まっているときもあれば、低いときもあるのが自然です。そこで意志や意欲だけに頼って物事に取り組もうとしたら、その都度、意志や意欲が高まってくるのを待たなくてはいけません。当然、そう都合よく意志や意欲は高まりませんから、その結果、先送りしてしまうことになるわけです。ですから、先送り体質を改善して、「すぐやる人」になりたいと思うのならば、意志や意欲を頼りにしないことが第一です。やる気に満ちた日でも、そしてあまりやる気が起きない日であっても、淡々と物事に取り組めるようになるのを目標にするべきなのです。
「淡々と物事に取り組む」には、「やるべきことをできるだけ小さく分解すること」がひとつの解決策になると思っています。たとえば数週間後に、重役も出席する会議でプレゼンをしなくてはならなくなったとします。「プレゼン」という言葉を聞くだけで、憂鬱になる人もいることでしょう。準備しなくてはならないことがたくさんありますし、準備を済ませたとしても、本番で相手を説得できるかどうかわからないからです。よほど意志や意欲を高くもたないと、憂鬱さに負けてしまい、つい先送りしてしまう事態になります。それを防ぐために、プレゼンに向けてやるべきことをできるだけ小さく分解してみます。たとえば「資料作成のための情報収集」が必要なら、ただ「情報収集」で終わらせずに、「ネットのニュース検索で、この一ヵ月の業界の動向をチェックする」という具体的なレベルにまで落とし込みます。すると、プレゼンの準備といっても、ひとつひとつの作業自体は、簡単にできるものが多いことに気づくはずです。「ネットでニュースを検索する」のであれば、それほどやる気が起きない日でも取り組むことができるはず。こう考えていけば、意志や意欲に頼らなくても淡々とものごとに取り組むことが可能になるのです。
長時間を要する作業についても、細切れにしていくことが大切です。たとえば私はセミナーの講師を務める際、事前に150ページほどの資料を準備するのですが、スケジュールを立てて1日3ページぐらいのペースで作成していきます。1日3枚であればそれほど苦ではなく、強い意志や意欲に頼る必要はありません。しかしそれを積み重ねていけば、確実に予定までに150枚の資料を完成させることができます。また、その資料はゼロから作成するのではなく、過去に近いテーマで講演を務めたときの資料などを活用します。
何もない状態から資料をつくるのは大変ですが、過去の資料を書き換える形で進めれば気持ちがラクになり、取り組みやすくなります。プレゼン資料や報告書、企画書などを作成する際には、過去の資料やフォーマットを活用することをお勧めします。
先送りの原因として、「恐怖心」がある場合があります。たとえば、クレーム対応や電話でのアポイントが苦手で、つい先送りしたくなる人は多いと思います。相手が拒絶したときのことをイメージしてしまい、憂鬱になるわけです。プレゼンでいえば、「大勢の人の前で話すのがイヤだから、逃げ出したくなる」という人もいるでしょう。こんなとき恐怖心を完全に取り除くのは難しいですが、そのレベルを下げることなら可能です。「相手がこういってきたらどうしよう」と想像するとき、人は最悪のケースを思い浮かべているものですが、そんな事態になるのは稀であるはずです。ほとんどの場合は、本来なら怖がる必要はないのです。ですから恐怖心が湧いてきたら、「この恐怖心は現実的なものだろうか」と自分に問いかけてみるのが有効です。
私は大勢の前で話す際、心の中で話す相手を適当な一人に決めて、その人にだけ話が伝わればいいという気持ちで臨むようにしています。すると気持ちがグッと楽になります。
指定した時間に「いまはこのタスクをやりなさい」と通知してくれるのがリマインダです。これを、スマートフォンのアプリなどを使ってしかけるといいでしょう。私の場合は、iPhoneアプリの「Due」を愛用しています。リマインダを活用することで、ついつい脱線しがちな仕事でも、きちんと進められるようになります。毎日必ずやらなくてはいけない仕事をスムーズに進めるのに役立つ方法です。
「これから作業を始める」というときに、タイマーをセットすると効果的です。たとえば4分後に鳴るようにセットします。そうして、「これから4分間だけはこの仕事をやる!」と決めます。なかなか手を着けられない、後回しにしてしまいがちな仕事に着手して、少しでも進める。たとえば日報や週報のように、明確な締め切りがなく、気がついたらかなり溜まってしまっている、というタイプの仕事を進めていくのに適した方法です。
やってみるとわかりますが、1日にたとえ4分間であっても、仕事を進めるのと、まったくその仕事に手を着けないのとでは、ずいぶん作業量が変わってくるものです。
いろいろな仕事ができる環境では、多くの選択肢のなかからひとつを選んで「この仕事をやろう」と決心しなくてはいけません。それには意志の力が必要です。特定の仕事しかできない環境に置かれたほうが、人は楽にタスクをこなせるのです。クルマの運転席に座れば運転をせざるを得ないのと同じです。そのために、便利なWi‐Fiルーターなどをあえてもたないというのも、いい手です。
やりたくない仕事があるとき、「別の時間にできないか」「後回しにできないか」と人は考えるものです。そこで、「ここでしかできない」という状態にしてしまう。すると、ラクにタスクをこなせるようになります。
一日のタスクのなかには、どうしてもその時間にしかできないものがあるはずです。典型的なものは、ミーティングやアポイントメントのように、相手との約束があるもの。相手の在席時間に縛られる電話連絡などもそうです。まず、これらのタスクをこなす時間は自動的に固定されます。すると、それ以外のいつでもできる仕事は、空いた時間に入れていくしかない。そのとき、それらのタスクの時間も固定されるようにもっていくのです。たとえば、資料作成は朝でも夜でもできるけれども、地下のカフェで集中して作業をするなら、その営業時間と移動にかかる時間を考えて、夜しか選択肢がない。すると、ほかのタスクは朝にしかできない、というようにです。
「ルーチン化できることは、ルーチン化してしまうこと」が重要です。無意識のうちに手が動くようなルーチンワークにしてしまえば、いちいち意識や意欲を起こさなくても着手できるわけです。
脳は、見通しが立たない仕事には、やる気を供給してはくれません。なぜなら、どれだけやる気を供給すればいいのか、その量がわからないからです。そのようなときは、仕事を分割して、もっと小さな単位の仕事にしてみよう。仕事が小単位になれは、ゴールまでの見通しが明らかになるため、脳もそれに必要なやる気を放出できるようになる。
先送りされがちな作業(タスク)には特徴があります。具体的なイメージがわかない、ということです。それらは結局、タスクリストに居座り、やる気を削ぐことになります。たとえば、プリンタが壊れて新しく購入するというタスクを、「プリンタ」と名づけてはいけません。その場合のタスクの名前は、「ビックカメラでプリンタを探す」などという、具体的かつ目新しいタスク名に変更しましょう。これにより、脳はこのタスクに注目し、必要なやる気を放出してくれます。
ラジオ体操のスタンプカードのように、「ちょっとずつ貯まっていく」感じは、モチベーションを高めるのに有効です。ポイントカードのあるお店でつい買い物をしてしまう人ならよくわかるはずで、仕事でそれを活用しない手はない。商店のスタンプカードが余っていたら、いま抱えている仕事をマス目に沿って細分化してみよう。そして、中間地点とゴールにご褒美を設定し、タスクが終わるたびに塗り潰していく。ちょっとした工夫を加えることで、自然とモチベーションが高まっていくはずである。
脳は、将来、大量のやる気が必要な恐れがあると、やる気の出し惜しみをします。そのときに備えて、節約モードに入るのです。だから、あまり仕事を抱え込みすぎると、気分が削がれてしまう。そんなときはまず、仕事そのものを減らしてみよう。そして、やる気は有限だから、充電するには休息と睡眠が必要。一定時間ごとに充電するタイミングを設けていくと、脳も安心するため、やる気の出し惜しみがなくなる。
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